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業務ヒアリングの質問項目：AI活用の候補を見つける聞き方
社内の業務ヒアリングでAI活用の候補を探すには、部門が違っても同じ単位で答えが返る質問にそろえることが重要です。質問項目の一覧と、聞く前に伝える約束の文例を見ていきましょう。
ケース（説明用サンプル）
ある製造業の推進責任者が、AI活用の候補を探すために、3つの部門へ聞き取りを始めました。
営業部
「見積もりが毎日多い」
製造部
「月末は記録作業が重い」
総務部
「問い合わせの対応が大変」
聞き取りは部門ごとに担当者が分かれ、質問も違っていました。
「多い」「重い」「大変」では、どの業務の何時間を減らせるのかを、並べて比べられません。
聞き方をそろえると、候補を全社で並べられる
どの部門にも同じ質問をすると、答えを「月の作業時間」のような同じ単位で比べられます。
営業部の「見積もりが毎日多い」、製造部の「月末は記録作業が重い」、総務部の「問い合わせの対応が大変」は、そのままでは比べられません。
どの部門にも「月に何回ありますか」「1回に手を動かす時間は、待ちを除いてどのくらいですか」と、同じ質問をします。
すると、どの答えも「月の作業時間」という同じ単位になり、並べて比べられます。
質問項目の一覧：聞くことと、答えの使いどころ
8つの観点ごとに、聞くことと、答えをどこに使うかを決めておきます。
次の質問は説明用サンプルです。自社の業務に合わせて言い換えてください。
業務の流れ
直近で扱った一件は、何を受け取って始まり、誰に何を渡して終わりましたか。
業務の区切りと名前を、部門でそろえます。
元の資料とできあがり
作業のもとにする資料は何で、どこにありますか。できあがったものは、どこへ出しますか。
AIに任せる案を考える材料になります。
回数と手を動かす時間
月に何回ありますか。1回に手を動かす時間は、待ちを除いてどのくらいですか。
回数×1回の時間で、月の作業時間を出します。
待ちと手戻り
作業が止まったり、やり直しになったりするのは、どんなときですか。月に何回、1回でどれだけ遅れますか。
待ちや手戻りによる遅れは、作業時間に足さず、別に残します。
他部署・社外との受け渡し
誰から何を受け取り、誰に何を渡しますか。返事を待つことはありますか。
受け渡しの相手にも同じ質問をして、食い違いを見ます。
予定外の対応
急ぎの依頼など、予定にない対応はありますか。月に何回、1回にどのくらいかかりますか。
通常の作業と分けて、同じ形で残します。
不在時の引き継ぎ
その作業は、ほかの人でもできますか。手順書はありますか。
特定の人に頼っている作業を見分ける材料になります。
任せるときの確認
仕組みに任せるとしたら、自分で確認したいところはどこですか。
人が確認する場面を、案の前提に入れます。
聞く前に、安心感を伝える
聞く前に、答えを何に使うかを伝えます。
聞かれる側は、答えが何に使われるかを知らないと話すことができません。
伝える約束は、自社で守れるものだけを選びます。〔目的〕には、自社で聞く目的を入れます。
このヒアリングで聞いた内容は、〔目的〕のためにだけ使います。
人事評価には使いません。
まとめた結果では、個人が分からない形にします。
内容は、あなたが確認してから確定します。
D-Sideの診断のヒアリングでは、人事評価を目的として利用しない、共有結果で個人を特定しない、原文をそのまま経営層へ共有しない、本人が確認してから確定する、の4つを原則にしています（情報の取り扱い）。
誰に聞くか：対象が1部門でも、同じ質問を使う
同じ質問にしておくと、あとから部門を足して並べられます。
対象は、AI活用の候補を探す業務に関わる人です。
まずは特定部門から始める場合も、同じ質問を使います。D-Sideの診断も、サービスのページに書いたとおり、特定部門から始められます。
仕事を受け取る側と渡す側の食い違いは、受け渡しの相手にも同じ質問をすると見えます。
聞いた答えは、確かめた値と推測に分けて残す
本人が確認してから確定し、確かめた値と推測を分けて残します。
残し方の確認（4つ）
- 答えは、本人の言葉のまま残し、聞き手の補足と分けていますか。
- 回数と1回の時間は、本人が答えた値ですか。分からないときは、0ではなく「未確認」と書いていますか。
- 待ちは、手を動かす時間と分けて書いていますか。
- まとめた内容を、本人が確認してから確定していますか。
D-Sideの診断で整理すること
D-Sideの診断は、AIヒアリング、全社業務マップ、AI変革ロードマップの3段階で進めます。
診断のみのご相談も可能です。進め方は、サービスのページで説明しています。
まとめ
- 候補を全社で並べるには、部門が違っても同じ単位で答えが返る質問にします。
- 聞く前に答えの使い道を伝え、聞いたあとは本人が確認してから確定します。
- 回数と手を動かす時間、待ちを分けて聞くと、候補どうしを比べられます。
関連ページ
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